文件管理這檔事

最近因為快要離職在寫交接文件以及看到朋友們對於文件的抱怨與重視程度，讓我心裡有感而發，以下就紀錄剛剛洗碗的時候對於自己KM系統的看法。

企業的文件交接是一個長期存在的難題，它不僅影響公司的營運效率和品質，也牽涉到部門和個人的工作表現。在現今社會，年輕世代的工作流動性越來越高，如何讓新進人員快速瞭解和接手原有的工作架構或邏輯，也是一個挑戰。

互相理解

工程師常常會遇到文人相輕的情況，批評前人的設計或程式碼不合理或不優雅，但其實每一個決策和架構都是有其背景和理由的，並不是隨意而為。對於有責任感和專業精神的工程師來說，他們都是在現實條件下做出最佳的選擇，並沒有絕對的對錯。

知識斷層，阻礙公司發展

部門之間推動知識管理系統或文件撰寫的習慣往往會遭遇很大的阻力，我自己也有深刻的體會。要寫出一份能讓自己滿意的文件並不容易，需要花費很多時間和心力去思考和整理(有時候寫文件的時間甚至比寫程式碼還要久)，而文件的價值也不是立即可以看到或衡量的，也不會被納入工程師的績效考核之中，因此沒有多少工程師願意花時間去寫文件，而這些知識就只能留在工程師的腦海裡。這樣不僅造成公司的知識無法傳承和延續，也讓公司陷入被工程師綁架的困境，甚至引發部門之間的誤解和衝突，這是公司最不希望看到的。

難道沒有文件就等於沒有未來嗎?

我認為並非如此，但至少有文件可以減少公司重複投入資源和時間的風險(錢可以再賺，時間卻無法倒流)，也可以讓後進者站在前人的肩膀上做事情。拿世紀帝國比喻，有文件等於已經開圖，沒文件每次派兵攻城掠地都要重新探索地圖(請記得開圖是需要成本的，你不會希望團隊每一個新專案都在開圖)，讓大家在同一個基準下溝通和協作，我想這才是文件應該具備的功能。